Gesetzteskonforme Archivierung Ihrer Email per *.msg-Dateien und zusätzlich in eine Datenbank. Die Anhänge werden darüber hinaus in einen separaten Ordner gespeichert. Die Emails können in unserer CRM-Lösung KUP direkt beim Kunden oder Lieferanten angezeigt werden.

Es gibt klare gesetzliche Vorschriften: jede geschäftsrelevante E-Mail muss für 6 bis 10 Jahre archiviert werden. Dabei reicht es keineswegs eine Kopie im lokalen E-Mail-Programm in den Archiv-Ordner zu machen. Auch wenn das dort Archivierung genannt wird – das ist keineswegs eine rechtskonforme Archivierung. Zum einen weil die Email dort keineswegs manipulationssicher ist. Zum anderen: was passiert wenn Ihr Rechner ausfällt?

Selbst wenn Sie eine Sicherung der herunter geladenen Daten Ihres Email-Programmes durchgeführt haben, ist nicht gewährleistet, dass diese auch später gelesen werden kann. Oft bedarf es spezieller und kostenpflichtiger Programme, die die Daten retten. Auch diese Programme können nicht alle Versionen und alle Jahrgänge lesen. Wenn Sie zwischendurch schon das Email-Programme gewechselt haben, fehlen dann sowieso die Emails aus dem anderen Programm.

Archivierungen eines einzelnen Rechners beinhalten natürlich nur die Emails dieses Arbeitsplatzes. Die anderen Emails an die Kollegen auf ihren jeweiligen Rechner sind noch nicht gesichert. Und wenn, dann auch nur auf deren jeweiligen Arbeitsplätzen. Wenn dann eine bestimmte Email nachgewiesen werden muss, muss zunächst erst mühsam gesucht werden, auf welchen Rechner diese liegen könnte bevor man nach der eigentlichen Email suchen kann. Je nach Anzahl der Arbeitsplätze ist das kaum zu leisten.

Die Lösung für eine Email-Archivierung, die alle diese Aspekte berücksichtigt, wird von der MAX SYSTEME GmbH aus Dresden angeboten. Die MAX SYSTEME GmbH begeht in diesem Jahr ihr 22-jähriges Jubiläum.
Daher bieten wir Ihnen die Email-Archivierung von 5 Postfächern für 390,- € zzgl. Mwst. bereits incl. Installation und Ersteinweisung – also Komplettpreis.

Ein internetbasierte Lösung ist auch möglich. Dort sind bereits alle updates inbegriffen und die Überwachung durch die MAX SYSTEME GmbH auch. Vor allem ist auch Datensicherung inklusive. Die Daten werden auf einen Server in Deutschland nach strengen Kriterien abgelegt und sind so auch bei großen Katastrophen wie Hochwasser in Sicherheit. Außerdem wird Ihre Technik entlastet. Für 25,- € je Monat ist alles inbegriffen.

Es werden immer mehr E-Rechnungen in Ihrem E-Postfach landen. Diese anzuklicken, dann den Anhang in einem bestimmten Verzeichnis zu speichern und dabei der E-Rechnungsdatei eine vernünftige Benennung zu geben, die dann auch die Weiterverarbeitung ermöglicht, ist keine Arbeit für einen Menschen Lassen Sie das eine Maschine für Sie erledigen.

• Unser iDataBus kann die E-Mails mit E-Rechnungen erkennen und diese herunterladen.
• Dabei wird sowohl die ganze E-Mail zu Archivierungszwecken GoB-konform als Datei abgelegt als auch der Anhang, also die E-Rechnung, in ein gesondertes Verzeichnis gespeichert. Der Anhang wird aber nicht einfach so mit der Benennung vom Lieferanten gespeichert. Die ist mitunter wenig aussagekräftig. Ausserdem kann der Name bereits vorkommen. Und eine vernünftige Sortierung ist bei dem Durcheinander auch kaum möglich. Der iDataBus der MAX SYSTEME GmbH löst all das und nimmt Ihnen dabei öde Arbeit ab.

Alle Vorteile auf einen Blick:

• erkennt E-Mails mit E-Rechnungen im XML-Format
• lädt diese E-Mail automatisch herunter
• speichert E-Mails als lokale EML-Datei auf Ihrem Rechner
• archiviert E-Mails GoB-konform
• lädt die Anhänge, also die E-Rechnungen in ein gesondertes Verzeichnis
• benennt diese Anhänge nach einem einheitlichen Schema
• dadurch wird Eindeutigkeit hergestellt
• einheitliche Benennung ermöglicht Sortierung und Suche

Solch eine Hilfestellung darf dabei nicht viel kosten. Sonst lohnt sich das nicht und man lädt dann doch die E-Rechnungen selbst herunter. Deshalb zögern Sie nicht sich von der MAX SYSTEME GmbH ein kostenloses und für Sie unverbindliches Angebot erstellen zu lassen. Dort rechnen wir gleich die komplette Installation und Kurzeinweisung mit ein damit Sie problemlos und umgehen starten können. Unsere Software funktioniert dabei auf nahezu allen Betriebssysteme von Apple über Linux bis Windows.

Unter Kontakt finden Sie alles was Sie brauchen, um mit uns Kontakt aufzunehmen.